论IT项目管理中的沟通管理

项目管理沟通主要包括沟通规划、信息发布、绩效报告、干系人管理四部分内容，在项目整个生命周期里项目沟通管理占据了非常重要的地位，沟通是否有效，渠道是否顺畅直接关系到项目的成败。无论对外部客户，还是内部团队都得拥有良好的沟通技能，才能确保项目的顺利进行。

本文以中培教育《PMP项目管理国际认证》学员杨经理作为作为承建方项目经理负责建设实施的大数据资产运营管理系统项目为例，论述了项目沟通管理在信息系统项目建设过程中的重要性。项目沟通管理贯穿于项目建设的全生命周期，无论是与客户还是内部团队，沟通管理都非常重要，项目沟通管理主要包括沟通规划、信息发布、绩效报告、干系人管理四部分内容。本文中主要论述了项目沟通管理中沟通规划，信息发布，绩效报告三个方面的管理内容。在沟通规划方面，本人根据项目团队成员的实际情况制定了沟通方法，为引入外部技术人员降低了项目风险；在信息发布方面，通过引入敏捷开发管理与总结学习会形式，加强了信息沟通共享；在绩效报告方面，对客户制定汇报收反馈与听取给回应策略，加强了客户的参与度。由于措施应对得当，系统按时上线，客服满意度很高。

某传统运营商随着大数据概念的发展，逐步开始重视内部多种多样数据的整合，为解决日益庞大数据的运营，且为了响应集团制定的集约化管理，建立统一的大数据运营管理系统已成为迫切需求。2015年4月，公司通过竞标拿到该大数据资产运营管理系统项目，项目合同金额280万，工期10个月，该大数据资产运营管理系统是基于大数据运营，作为为数据运营人员提供支撑，确保数据运营人员每日对大数据资产接入监控，盘点数量，稽核质量，等情况可以可视化管理，以及对外展示、管控数据资产的系统。杨经理作为项目经理参与其中，全程负责了项目管理和部分的需求分析工作。

根据以往项目经验，从项目沟通管理角度经常容易出现问题有以下几点：对团队的管理沟通方式单一，没有好的沟通方法，致使团队成员不能准确了解需求意图；团队内部成员之间信息不畅，沟通不充分，导致信息不一致，出现返工等情况；对项目当前进度、状况等信息与干系人未及时充分沟通，致使产生误解等；与客户的沟通不到位，没有切实了解客户的意见，容易误导客户，致使项目受损等；本人作为该项目的项目经理，重点关注了沟通规划、信息发布、绩效报告三个方面，以下分别进行论述：

一、 沟通方法决定沟通效率

因该项目为大数据量运营，涉及数据非常庞大，每日接入全国数据量达60T，但对于接入监控客户提出的要求必须是准实时级，所以在设计之初通过的方案为采用流式处理storm技术作为监控中间件开发，应本身团队无这方面的技术人员，故公司协调从其他部门指派storm专家崔加入团队完成此项开发工作。通过需求分析人员与之多次沟通，发现崔系纯技术人员，性格较为腼腆，不擅表达，当需求分析人员与之沟通时，无法准确传达实际需求，鉴于此情况，杨经理在参与了次需求传达过程后，基本可以确定是崔对业务理解较为困难，此项涉及storm开发功能模块又必须由崔进行开发情况下，杨经理判断崔身为公司技术专家级人员必然有其过人之处，应该是需求分析人员过于从业务化角度描述需求功能，故协调需求分析人员一起尽可能的从技术角度转换业务需求，用visio流程示意图描述数据业务流转过程，用技术角度语言描述业务需求实现的目标，果然与崔的沟通瞬间顺畅了很多，最终此功能模块按时研发完毕，满足客户需求，防止了此项任务进度的延误。每个人都有自己擅长的沟通方式，所以根据沟通对象的实际情况，选定不同的沟通方式对于提高沟通效率是极为有效的。

二、 沟通机制决定信息共享程度

为了保证信息发布的一致性，在项目建设期间，杨经理通过jira软件并采用了敏捷开发的形式进行项目管理，以每两周为一个迭代周期，每个迭代周期初始以团队成员都参于的启动会的形式在jira上发布需求任务；给相关干系人都分配jira账号，确定发布信息的一致性，全体参与性；由实际开发人员认领任务，分析分解任务，估算工作量，加强了开发人员的主观能动性；通过每天早上进行站立会，以确保在收集项目进度及问题信息的同时，让团队成员都尽可能了解对方都在做什么，加强了团队成员对任务认知的关联性；通过团队成员对jira上每个认领任务的状态操作变化进行了同步的变更，加强了团队成员之间的交互，确保了任务流程的流转；以每个迭代周期结束团队成员都参与的总结会做该迭代周期的民主绩效评审，发现项目中的优缺点，对团队成员的协作性都有显著提升。同时在此基础上引入学习交流会机制，每个迭代周期，组织工作知识分享会，由项目组一名成员讲解自己负责的部分工作，总结自己在工作中的好方法、心得体会、新知识等，加强团队成员工作的互相了解，信息共享，对工作中遇到的问题能够有所借鉴，取长补短，增进团队“战斗力”。

三、 沟通策略决定客户满意度

为了确保绩效报告及时性，在本项目中本人采取对客户制定汇报收反馈与听取给回应策略，每天通过敏捷开发站立会形式对当前任务进度与问题进行收集，汇总、分析、整理后提取关键材料，每日尽可能用较短时间向客户汇报重点信息，让客户明确项目的大体进展及当前问题、解决办法、下阶段计划等，同时认真听取并记录客户给出的反馈意见，做到不遗漏，不忽视，确保意见经过项目组成员充分分析，能够根据反馈意见分析客户对系统的潜在需求，及时回应客户，做到提升客户对系统的参与度，共同解决项目执行中的问题，防止功能未能体现需求要点，把控项目进度计划都起到了良好作用。

因人而异的沟通方法、较为有效的工具辅助及制度增进信息共享程序及较为密切，确实的绩效报告，有助于项目经理控制项目进度和成本，保证项目成功。正是由于在该项目的建设中良好的沟通管理，才保证了项目如期于2016年2月完成。目前系统运行正常，受到了客户和本公司领导的一致好评，对项目给予了较高的评价。

在项目的建设过程中也出现了一些小问题，例如，干系人识别不全面，对涉及使用人员评估不足，未考虑到产品部门人员，以及从产品人员角度查看资产的关注点不一致问题。通过对产品人员切实需求沟通及分析后，从资产结构上设计字段参数化，纳入产品关注角度多维度展示，较为妥当解决了此问题，在以后的项目中一定加以改进，确保全面识别干系人。