大型信息系统项目的整体管理应注意的问题

项目综合管理又叫项目集成管理、项目整体管理，是指为保证项目各组成部分恰当协调而必须进行的过程。其目的是在各个相互冲突的目标与方案之间权衡取舍，以达到或超过项目干系人的要求与期望。

本文是中培教育《PMP项目管理国际认证》培训学员王经理根据自己在项目管理实践中的总结进行的有关项目综合管理的探讨。

2015年3月，王经理作为项目经理，参与了某省高级人民法院的司法公开信息平台系统建设项目。该项目计划投资800万元，系统包括司法公开、网上法院、法官服务、律师服务等主要子系统，可向用户提供数字法院、当事人助手、电子卷宗借阅、法官秘书等多种功能，实现了该省法院“司法公开、智慧审判、便民利民”的目标。该项目已于201年5月正式通过验收上线，现运行良好，为该省法院的司法公开工作提供了有力的保障。

王经理在文中首先介绍了该项目的基本情况；然后结合项目的实际工作经验，分别论述了如何做好沟通管理计划编制、如何开好有效会议和绩效报告、如何进行项目干系人管理等过程；最后进行经验总结。在该项目中，良好的沟通管理有力的保障了项目的顺利完成。

20153月，王经理所在公司承接了某省高级人民法院司法公开平台信息系统开发实施项目，该项目是该省高院落实最高人民法院“司法公开”政策的重点项目，要求实现“司法公开、智慧审判、便民利民”的项目目标。该项目计划投资800万元，涉及该省3级数百家法院，主要供参与司法活动的数十万人员使用，同时向全社会提供司法监督、信息反馈的渠道。系统主要有四大子系统包括司法公开子系统：实现裁判文书公开、司法流程公开、执行信息公开等主要功能；网上法院子系统：实现对案件当事人的网上服务的功能、法官服务子系统：实现对法官的审判服务支持的功能；律师服务子系统：实现对律师的服务支持的功能。

由于法院本身的许多基础信息存储于内部网络的数据库上，所以系统对安全性、可靠性等方面有较高的要求，系统采用J2EE三层架构模式，同时分为内网外网两个部分，互联网数据库将从法院内网数据库中提取信息，可通过互联网、各类型移动客户端与系统用户交互，系统将会涉及多方干系人的沟通管理、大量的软件开发，这是对我们团队的一个严峻的挑战。为顺利完成项目，公司派出了以我为项目经理的36人团队，在项目的计划阶段，王经理就提议成立了由王经理、项目QA、项目技术总负责人、该高院技术处负责人、该高院审判管理部门负责人组成的变更控制委员会（CCB）来负责变更控制工作。

沟通是人们分享信息、思想和情感的过程，所以，沟通的主旨在于互动双方建立彼此相互了解的关系，相互回应，并且期待能经由沟通的行为与过程相互接纳及达成共识。许多专家认为项目尤其是IT项目失败的重要原因就是沟通失败。所以我在项目的实际工作中非常重视沟通管理，而且良好的沟通确实在项目的进行过程中起到了非常正面的作用。下面我结合自身的工作实际，分别从如何做好沟通管理计划编制、如何开好高效会议和绩效报告、如何进行项目干系人管理等过程方面对项目沟通管理过程加以论述。

一、编制沟通管理计划

在项目管理计划的编制中，我分如下几步完成了整个计划的

编制。

首先，做好干系人分析。在编制沟通管理计划的过程中，干系人分析是一个非常关键的部分。为了做好干系人分析，我带领项目团队成员，通过召开头脑风暴会议，列出了初步的项目干系人名单，然后又邀请了部分干系人一起参会，通过详细讨论，确定了项目的详细干系人登记册。邀请干系人参与我们的干系人分析会议十分重要，例如在会上，一个干系人提出，由于该项目作为法院的重点项目，是不是应当通知人大，经过会议的详细讨论，我们最后依据这条意见完善了我们的干系人登记册。

其次，做好沟通需求分析。沟通需求分析是要做好对项目干系人所需信息的分析，缺乏信息的交流沟通很有可能导致项目的失败，但是也不能一股脑的把所有信息全部分发给干系人，通过对干系人的沟通需求分析，我们可以知道哪个干系人在何时何地需要何种信息，如经过分析，我认为该高院的分管信息化建设的副院长是我们此次项目的主要干系人，需要在项目中及时给他送达项目的进展情况，以此获取他对我们项目的大力支持，所以每两周我都要面见该领导，向他汇报项目的进展情况。

最后，要时刻注意更新项目的沟通管理计划。一个复杂的，涉及面广的项目它的计划、内容在执行过程中不可能是一成不变的，随着项目的渐进明细，项目的干系人也有可能会发生变化，这就要求我们时刻注意更新我们的沟通计划，做好计划的变更工作，时刻保持沟通计划与项目实际工作的一致性。

通过上述步骤，我们就得到了一个完整的沟通计划，它包括：干系人的沟通要求；对要发布信息的描述，包括格式、内容和详尽程度；信息接受的个人或组织；传达信息所需的技术或方法；沟通频率和地点；沟通发起人等等主要内容。

二、召开高效会议，及时提供绩效报告

及时召开高效会议，不管是项目团队内部会议，还是和建设方等干系人召开的外部会议，都是避免由于沟通不畅而产生冲突的一个很好方法。

在召开会议之前，我会明确此次会议的议题、参会的人员、召开会议的时间、交流的方式等主要内容，然后通过沟通计划所确定的沟通方式将会议计划通知给所有的会议参与人员。在会议在前，我会把这次会议的会议资料发给参会人员，让参会人员对此次会议的内容有充分的了解，带着问题来开会，实实在在的解决问题。在会议的过程中，我明确了会议规则，要求大家畅所欲言，自由发表意见，但是又必须紧扣会议主题，这样既能全面的了解项目遇到的问题又能有足够的时间去对较复杂的问题展开讨论，并记录会议内容形成解决方案。一开始，项目团队的某些队员认为有开会的时间还不如搞点实际工作，但是经过几次高效的会议之后，大家充分了解了高效会议是确保信息传递不失真的重要手段，同时对减少返工，减轻他们的工作量也大有裨益，这样很快大家都能积极的参加会议了。

另外，为了让客户和公司高层能够及时准确的了解项目的进展情况，通过整合过滤各个项目小组的工作日志和报告，我会按计划定期发布项目的绩效报告，绩效报告的内容主要提供项目的范围、进度、成本、质量、风险等方面的信息；项目进度滞后（或提前）、成本超支（或节约）的情况、原因，及解决建议；对项目未来的情况的预测。这样的绩效报告，集中真实体现了客户和公司高层所关注的重点内容，对提高客户、公司高层的满意度、加强沟通、减少冲突都极其有效。

三、进行干系人管理，有效消除各方冲突

在大型复杂信息系统的建设中，各方干系人的利益需求往往并不是统一的，而是多方面的，有时甚至是相互冲突的，所以这就要求我们团队成员用积极的态度去响应每个干系人的提议，同时做好各方的沟通工作，有效的消除各方冲突，把各方的利益要求统一到项目的实际工作上。

例如说系统的律师用户在案件卷宗的借阅功能上希望我们能够提供互联网借阅的功能，方便律师随时随地查阅卷宗，但是法院方面认为在互联网上实现这个功能会导致案件信息的不可控制，不能实现这个功能，在我们团队的积极努力沟通下，最后双方达成了一致意见，最后我们在法院内网上实现了案件电子卷宗的借阅，法院也提供了专门的电子卷宗借阅室保障律师的权力，双方对结果都很满意，这是我们在沟通上的一个成功的例子。

在项目的实施过程中，由于采用的上述的沟通方法和技术，在很大程度上促进了项目工作的顺利完成，提高了用户对系统的满意度。回顾整个项目的实施过程，虽然我们在对外沟通上取得了很大的成绩，但是在团队内部的沟通上还是出了一些小小的问题，致使新团队没有很快的融入集体中，引起了一些小麻烦，这是我在以后的工作中要注意避免的。

经过14个月的奋斗，通过甲乙双方共同的努力，目前该项目已于2015月正式通过验收上线，成为该法院在信息化建设工作上的一大亮点。实践证明，我们采取的沟通管理，有力的促进了项目的顺利完成。