浅谈项目组合管理

浅谈项目组合管理
一、 项目组合管理的概念 
项目管理作为一门新兴管理学科，越来越受到业界广泛的关注，同时项目管理也被越来越广泛地应用在现代企业中。国内外项目管理专家学者提出的项目管理理论、企业项目管理理论、项目挣值管理等方法为成功实施项目管理提供了指导和帮助。随着企业内部项目的不断增多，对于企业高层管理者来说，如何管理多个项目，如何保证项目符合企业战略的要求，成为项目管理领域新的研究课题。近年来，国外的一些项目管理领域专家提出了项目组合管理的概念（Project Portfolio Management）。
项目组合管理的含义
要解释项目组合管理的含义，首先要看什么是项目组合。美国项目管理协会PMI对项目组合的定义为“A portfolio is a collection of projects and/or programs and other work grouped together to facilate effective management of that work to meet strategic business objectives”，即组合是项目和/或项目群以及其他工作聚合在一起，通过有效管理以满足业务战略目标。

而项目组合管理是对项目组合的有效管理，PMI对组合管理的定义为“Project Portfolio management refers to the selection and support of projects or program investments. These investments in projects and programs are guided by the organization’s strategic plan and available resources .”，即项目组合管理是指在可利用的资源和企业战略计划的指导下，进行多个项目或项目群投资的选择和支持。项目组合管理是通过项目评价选择、多项目组合优化，确保项目符合企业的战略目标，从而实现企业收益最大化。
项目组合管理不是简单地对多个项目进行管理，而是超越了传统项目管理的边界，它作为企业项目和战略之间的桥梁，使项目实施和企业商业战略结合起来（图一）。
项目组合管理与传统项目管理的区别（表一）：
表一 项目组合管理与传统项目管理的区别
传统项目管理：
传统的项目管理强调“怎样做项目”，通过有效的项目管理方法保证项目按照进度、成本、质量要求进行交付，是针对单个项目或项目群的管理方法。美国项目管理协会多年来发布的项目管理知识体系指南PMBOK，从项目管理的九大领域介绍了在实施项目过程中需要管理的内容和方法。
传统项目管理主要是项目经理进行的管理活动，针对项目内部的管理
传统项目管理采取的是自下而上的管理方式，即数据从项目管理的底层开始收集，传送至高层经过分析后对项目进行管理和控制，不能及时发现与企业的目标发生偏差或不能超越企业执行和控制能力的项目。
项目组合管理：
项目组合管理强调“做什么项目”，通过帮助组织将精力集中于产生最大价值的项目，将项目组合与企业目标结合在一起，获得项目之间的恰当平衡和组合，通过为最有价值的项目设定优先级和筹集资金，来最优化项目组合的价值，确保实际实施和运作与企业目标保持一致。
项目组合管理是组织以及战略层面的管理活动，是进行组织决策的过程，是面向的多个项目的管理
项目组合管理采取的是自上而下的管理方式，即先确定企业的战略目标，优先选择符合企业战略目标的项目，在企业的资金和资源能力范围有效执行项目。
二、 项目组合管理的发展现状
早在上世纪50年代，美国一位经济学家Harry 
Markowz就提出了投资组合的概念，建立了金融证券等领域的投资组合方法，从风险和回报的角度来评估投资资产的价值和收益，形成了现代投资组合理论（Modern Portfolio Theory）。随着MPT理论的传播，一些商业公司开始考虑如何在业务项目中应用这一理论。1981年沃伦·麦克法兰首次将现代投资组合理论运用到项目的选择和管理中，通过项目组合的运作方式实现了风险一定情况下的收益最大化。
项目组合管理利用了MPT的概念并且也应用了三个关键评估标准来衡量项目：项目承担的成本、存在的风险以及投资潜在的收益。这时，项目成为企业的一项投资行为，项目决策建立在项目组合基础上而不是单个项目基础上。
近几年来，项目组合管理在国际项目管理领域得到了飞速发展和广泛应用。美国学者Russell D. Archibald 2003年在谈到项目管理发展现状时，提到项目组合管理是项目管理最新理论的重要发展方向之一。目前国外一些项目管理专家提出了项目组合管理的体系架构和管理过程，国内针对项目组合管理方面的研究也开始起步。国外一些项目组合管理软件厂商针对项目组合管理过程和方法开发了项目组合管理工具软件，如Primavera公司推出的P3e/c项目管理软件、Artemis公司推出的Artemis7项目组合管理软件、微软公司的Project Server软件等等。项目组合管理软件在国内外企业中的广泛应用大大推动了项目组合管理的实践和发展。
META Group研究预测到2005－06年，全球2000个CIO中将有超过50%的人采用组合管理技术和工具来进行项目和资产的管理以及预算的计划和跟踪。该组合管理理论能够使企业的组织改善战略投资，提高商业价值。
三、 项目组合管理的目的和意义
越来越多的组织面临着企业在同一时间内正在进行许多项目和项目群的情况，每个企业都希望对项目的投资取得最大的收益回报。作为项目管理领域未来的发展趋势之一的项目组合管理，已经得到了越来越多的企业的重视，其重要性也日益显现出来。
目前企业在项目管理过程中存在的一些问题：
缺乏统一的评估项目投资和选择的过程和方法，项目决策层大多还是主观进行项目决策，没有科学量化的项目选择评价标准；
对于项目的过程缺乏透明度和可控制性，不能及时发现项目过程中出现的问题并对项目加以调整，造成项目的失败；
不能从战略层次考虑项目的收益，只关注单个项目的短期财务收益，忽视短期项目和长期项目、财务收益和非财务收益之间的平衡；
对项目的管理停留在项目的水平上，即以分散的项目为基础的单一项目管理，而不是将所有项目视为一个整体进行管理，忽视了企业是一个系统的战略整体；
不能在整个企业的范围内对所有项目进行统一的资源管理和分配，造成企业资源（财务和人力资源）的浪费；
由于企业资源有限，造成多个项目之间为得到关键资源而发生冲突和争论；
存在很多重复和冗余的项目。
而通过项目组合管理能够实现以下目标：
能够快速响应外部环境的变化，提高企业的竞争优势；
建立企业所有项目的视图，动态评价项目与战略目标的一致性；
在企业内建立一个统一的项目评估与选择机制。对项目的特性以及成本、资源、风险等项目要素按照统一的评价标准进行优先级别排序，选择符合企业战略目标的项目；
对企业里所有的项目进行平衡，平衡长期和短期、高风险和低风险以及其它因素的项目；
在企业范围内对项目分配企业的资源，保证企业资源达到最优化，同时确保项目的水平控制在企业的财务和资源能力之内，提高项目的成功率；
通过识别低价值的、不符合战略的、多余的、执行很差的项目来降低成本，从而降低运营风险；
通过改进项目选择、优化、排序等过程来增加企业的投资回报；
能够识别项目群和项目之间的依赖关系；
改善项目负责人和业务管理者之间的沟通关系，使业务管理者更加关注项目。
可见，企业通过进行项目组合管理，能够合理运用企业各种资源，快速适应市场环境的变化，提高企业项目包括IT信息化项目实施的成功率，从而提升企业的竞争优势。
四、 项目组合管理的主要框架内容
通过对国内外学者项目组合管理的研究成果进行分析，结合国内项目组合管理的发展现状，笔者认为项目组合管理过程主要应包括以下阶段内容：
项目战略定位
本阶段的主要目的是进行企业项目的战略定位，判断企业的项目是否与企业的战略方向一致。
在这个阶段的主要内容是宏观上进行与相关企业战略目标分解，按照战略目标将企业项目进行组合分类，使企业战略目标与项目组合的目标结合在一起。同时在项目与企业战略目标相匹配的前提下，进行企业项目整体资源配置。要了解企业整个项目资源的情况，就需要建立企业所有项目信息和资源库，了解与项目相关的所有信息，以帮助企业后续进行选择决策。
项目分析选择
本阶段的主要目的是对具体的项目进行分析选择，衡量项目为企业带来的收益。这个阶段是整个项目组合管理过程的重要阶段。它的核心内容是建立企业项目统一的评价标准，并将每个项目与该标准进行衡量。同时对项目的资源、进度、成本、风险等影响评价标准的各种因素分析。最后进行项目选择，对不符合评价标准的项目进行暂停或中止。
项目组合优化
本阶段的主要目的是在项目分析的基础上，结合企业目前的资源约束条件，进行项目优化组合，使企业项目投资收益最大化。这个阶段也是整个项目组合管理过程的关键阶段。一方面通过优化模型进行多个项目的选择优化，另一方面在资源、成本等约束条件下，进行组合内项目平衡，确定最优项目组合。 
项目组合决策
本阶段的主要目的是在上阶段项目组合优化的基础上，进一步调整项目组合，最终进行企业项目组合决策。企业项目决策者结合实际经验、企业现有项目的情况以及具体项目用户需求，进行项目组合最后调整，使企业项目组合之间进一步得到平衡。
项目实施与跟踪管理
本阶段的主要目的是通过企业项目的实施跟踪，及时了解组合项目的状态信息和变化情况。一方面建立企业项目组合视图，及时监控并了解影响项目组合分析的各种因素变化情况；另一方面及时对项目环境、战略目标、影响因素等变化情况进行审查，进行变更控制。发生变更情况或者一定时间周期内企业都需要重新开始项目组合管理流程。
可见，项目组合管理过程是一个动态的持续执行、循环反复的过程，随着环境的不断变化，项目组合的分析优化也随之变化。企业通过实施上述过程，能够在企业中建立所有项目的全景图，动态地跟踪项目的执行情况，进行项目和资源优化组合，最终实现企业的战略目标。
五、 结论与建议
本文简要介绍了项目组合管理的概念、重要意义，提出了项目组合管理的主要过程和内容。项目组合管理已受到国内外项目管理领域专家的高度重视，并且成为近年来项目管理领域的研究热点。 
我国企业如何通过项目组合管理的实践来解决在项目管理上存在的若干问题呢？以企业的信息化IT项目为例，笔者认为可以从以下几点进行逐步实施和改进：
1） 以企业信息化主管CIO为首成立IT项目管理小组，对企业现有在建的以及规划中的IT项目进行收集整理和检查，了解每个IT项目的实施状况；
2）充分分析企业自身特点，结合企业的战略目标，建立企业IT项目统一评价指标和标准；
3）按照评价标准对每个IT项目进行评估，中止重复的、冗余的、不符合企业战略目标的项目；
4）必要时使用项目组合管理工具软件进行IT项目管理，通过软件进行项目实施监控和跟踪，及时分析影响IT项目评价的指标变化情况，动态进行项目组合优化。
面对企业不断变化的环境以及越来越多的项目信息，项目组合管理通过建立持续动态执行的管理过程，使企业在有限的资源情况下执行“适合的”项目，实现项目的战略价值。希望本文能为企业的项目组合管理实践提供借鉴。