论项目的成本管理

论项目的成本管理
【摘要】
本文以我作为项目经理主持的某大型化工企业信息化系统实施项目为例，对项目成本管理进行了论述。信息系统项目的成本管理主要包括成本估算、成本预算和成本控制。成本管理的目的是通过执行项目成本管理过程与使用一些基本项目管理工具和技术，改进项目成本绩效。本文结合我的工作实践，讨论了信息系统项目中的成本管理问题。本项目中我们主要采用了在计划阶段做好成本估算与成本预算工作；在实施阶段进行成本跟踪和控制；有效监控可能造成成本超支的风险因素等措施。实际结果表明，该项目的最终成功在很大程度上归功于运用上述方法在项目过程中各个阶段对成本的有效管理和控制。
【正文】
2012年5月，江苏某大型化工企业根据上级集团公司的信息化标准要求，进行企业信息系统的建设实施。该信息系统总投资两百六十万，项目周期为6个月，主要包括办公自动化系统（OA）与客户关系管理系统（CRM）以及相关的网络平台建设。系统要求该企业总部与各个下设办事处和生产厂区在网络专线互联互通的基础上通过该信息系统达到信息统一管理、及时交流共享以及统计分析，从而提高企业生产和销售效率的目的。我作为公司技术部门的主管，有幸被公司领导指派为项目经理，负责该项目的整体管理。
信息系统项目的成本管理主要包括成本估算、成本预算和成本控制。成本管理的目的是通过执行项目成本管理过程与使用一些基本项目管理工具和技术，改进项目成本绩效。我们十分重视项目的成本管理，在本项目中，为了在计划阶段做好成本估算与成本预算工作，使用了MS-Project项目管理工具、制定完整的WBS、正确的项目资源估算、自下而上的项目成本估算，成本总计的项目成本预算等方法；为了在实施阶段进行成本跟踪和控制，使用了定期提交项目周报，通过挣值分析来评估项目绩效和偏差的量级；为了有效监控可能造成成本超支的风险因素，使用了风险管理计划模板和风险事件列表模板以及主动与客户落实未明晰事项。通过以上方法，在项目过程中各个阶段对成本进行了有效管理和控制。
一、计划阶段做好成本估算与成本预算工作。
成本估算和成本预算是成本控制的基础。我在本项目中对成本估算与成本预算主要采取了以下方法：（1）采用MS-Project项目管理工具。根据以往的项目管理经验，我选择了MS-Project作为企业信息化系统建设项目管理工具。MS-Project提供了丰富的报表分析工具，能够帮助我对项目成本、项目范围、项目进度等多个方面进行管理。（2）制定完整的工作分解结构（WBS）。WBS是项目管理的基础，也是项目成本管理的基础。只有建立了完备、无遗漏的WBS，才能够确保项目成本估算与成本预算的准确性。在项目启动之初，我们就对OA系统和CRM系统的具体需求和业务流程做了深入细致的调研分析，并在MS-Project的帮助下建立了完整的WBS。（3）正确的项目资源估算。项目资源估算也是项目成本估算的重要输入之一。在成本估算之前必须明确项目所需资源的种类和数量，以及项目资源的单价。在该信息系统的网络平台建设中我采用了专家判断法，定义出了详细资源列表，将项目所需的路由器、交换机等网络设备的单价与数量以及光纤布线单位价格与布线距离等都列入表中，从而可以计算出总成本。（4）自下而上的项目成本估算，成本总计的项目成本预算。结合项目实际情况与MS-Project的便利性，在成本估算上，我主要采用了自下而上的方法。在估算项目任务的成本时，我们将WBS的每一个任务做工作量评估，每一项任务必须控制在每人每周以内。在成本预算上，我主要采用了成本总计的方法，按已制定的成本估算与WBS，将项目总成本分配到项目的各项具体工作中。此外我还预留了管理储备金，用于应对计划之外可能发生的变更。
二、实施阶段进行成本跟踪和控制。
在项目实施阶段需要进行成本的跟踪和控制，而成本控制的一个重要组成部分，就是确定偏差产生的原因、偏差的量级以及决定是否需要采取行动纠正偏差。因此我规定项目组成员每周五通过电子邮件提交项目周报，报告中要求以百分比形式量化任务完成情况，把各自本周内完成的任务进度情况和下周任务计划进行汇报，然后我把各项任务的实际数据输入到进度计划中，MS-Project自动生成成本统计表，清楚的显示出任务的基准和实际成本信息，通过挣值分析技术，用成本基准来评估项目绩效和偏差的量级。同时，我还根据以上参数绘制出曲线图，定时检查成本是否超支。如在项目建设第30天，我们对各项活动成本进行了统计，结果如下：已完成工作实际成本（AC）为54万，已完成工作预算成本（EV）为60万，计划工作预算成本（PV）为55万。经计算，成本偏差（CV）为-6，进度偏差（SV）为5。这表明进度提前，但是费用超支了，从绘制的曲线图中也可以清楚的看出来。由此，我们分析了造成这种情况的原因，并对计划进行了相应的调整。
三、有效监控风险因素
由于本项目存在涉及范围广、需求和范围界定不清晰、用户参与度不足以及各种技术难题等主要风险因素，所以项目中我对项目风险进行了必要的管理，尽量避免风险事件的发生而引发的项目成本增加或超支。为了让项目组在各个阶段保持良好的风险意识，我采用了风险管理计划模板和风险事件列表模板，把项目中各组成部分的主要风险事项按照排名张贴在公告栏上。特别是客户方面，我定期把某些由于客户方未明晰需求的风险事件发送给客户方项目负责人，以引起客户方的足够重视，并且为了能够尽快落实未明晰的事项，我与客户方主要项目负责人多次进行了面对面的沟通，通过对利弊关系的陈述，最终达成了相关事项的共识，从而明确了相应的项目成本，减少了由此而引发的成本超支问题。
企业信息化系统在2012年11月如期正式上线，系统整体运行状况良好，受到了客户方的一致好评。项目的成功得益于通过在计划阶段做好成本估算与成本预算工作、在实施阶段进行成本跟踪和控制、有效监控可能造成成本超支的风险因素等措施，在项目各个阶段有效的管理和控制了项目成本。但是项目中也存在着一些问题，导致了成本偏差。经过项目结束后分析偏差来源，发现主要在于遗漏了某些因素对成本的影响，比如项目组某些前期一直参与程序开发的成员调到其他项目组后，之后补充进来的项目组新成员需要经过适当的技术培训，才能参与到开发工作中，而由此就会产生相应的费用成本。还有由于项目所需的设备产品价格上涨，而引起的采购成本增加，今后我会特别注意此类情况，避免类似问题的发生。通过本项目的实施，我更加深刻的体会到成本管理的重要性。一个项目，如果没有好的成本管理方案，不仅仅是造成成本超支，更会严重影响到项目进度和项目质量等多个方面，甚至因此而造成整个项目的失败。在以后的项目中，我会谨慎灵活的选择适合具体项目情况的成本管理策略，保证项目任务的顺利完成，争取获得更多客户方的认可。